Ha costado muchos años de espera, diversos aplazamientos covid mediante y un incumplimiento reiterado de los plazos teóricos que se había autoimpuesto la normativa, pero ya está aquí. Por fin, la implantación de la administración electrónica en el ámbito del Ayuntamiento de Burgos está a las puertas de concretarse como una realidad palpable.

El día 26 de septiembre se cambiará la aplicación de gestión de la contabilidad, lo que afectará a las áreas de Tesorería, Intervención, tramitación de los pagos a proveedores (lo que debería mejorar unos plazos actualmente excesivos), facturación y gestión de las subvenciones. Para finales de año, entre noviembre y diciembre pero en cualquier caso antes de que termine 2022, quedará la implantación de la herramienta informática en todas las áreas, aunque posteriormente haya que perfeccionar posteriormente una fase de «afinamiento y mejora». 

Todo con el objetivo de hacer del Consistorio una administración 'sin papeles' que cambiará por completo la forma de trabajar interna y la relación con los ciudadanos. Porque todo, en teoría, debería pasar a ser digitalizado y por ello los responsables municipales han hablado de «el mayor cambio en el Ayuntamiento de Burgos en los últimos treinta años para convertirse en un espacio más eficaz, más eficiente y más productivo». 

Habrá una digitalización y distribución electrónica de documentos en la Oficina de Atención Ciudadana y el Registro, escritorio de trabajo virtual para facilitar las comunicaciones, firma electrónica de todos los documentos y servicios automáticos y disponibles 24 horas los 365 días del año, como consultas, seguimiento de expedientes o notificaciones. Cada funcionario, ciudadano o empresa podrá saber cómo está su expediente de manera rápida y actualizada al momento.

Los diversos aplazamientos obligan a extremar las precauciones a la hora de confiar en que no haya nuevas demoras, pero el concejal de Nuevas Tecnologías, Miguel Balbás, está convencido de que esta vez no habrá nuevos sustos «porque hemos dedicado muchas horas de trabajo para ello». Todo está ya preparado y coordinado con el departamento de Informática, y la sensación es de que esta vez no puede aplazarse más. Tras la implantación en la parte tributaria, donde hace años que está asentada, y también en la licitación, ahora le toca el turno a todo lo demás.

Escaneo en el registro. «Se trata de eliminar el papel en la gestión municipal. Un ciudadano siempre podrá venir con su papel, aunque en ese caso lo primero que se hará es escanearlo y devolvérselo. En cualquier caso, el objetivo final no sólo es la eliminación del papel, sino reducir la burocracia, agilizar los trámites y en definitiva facilitar la vida a los ciudadanos y las empresas», explican desde el Consistorio. 

«Asimismo, con la administración electrónica, se pretende simplificar la interoperabilidad entre las distintas administraciones ganando en agilidad y aportando facilidades al ciudadano, evitando la aportación de documentos que ya obren en poder de otras Administraciones públicas». Es decir, siempre en teoría, se acabó lo del desesperante peregrinaje de ventanilla en ventanilla para realizar un trámite concreto.

Cualquier interacción administrativa, empezando por la típica presentación de una instancia en el registro, será digital. Para ello los ciudadanos tendrán asistencia a través de una oficina de asesoramiento que previsiblemente se habilitará en la planta baja y que cambiará la forma de atención al público: «Todos tendremos que aprender», admite Balbás. 

No se podrá «cambiar el mundo en dos días», advierten los responsables municipales, «esto no es dar a un botón ni es tan fácil como cambiar algo de la noche a la mañana», pero sí habrá modificaciones importantes. Por ejemplo, a principios del año que viene se implantarán dos «cajeros» o kioscos de administración electrónica en la entrada del ayuntamiento «y en función de su utilidad práctica y su grado de uso se ampliarán». Servirán, por ejemplo, para la obtención de volantes de empadronamiento, pedir cita previa, registro de documentación o pago de autoliquidaciones.

Esto afectará no solo a los ciudadanos, sino también a la plantilla municipal, que igualmente está obligada a reinventarse: «La implantación de un proyecto de este tipo supone un cambio cultural en las personas que han de modificar su forma de trabajo, y parte de sus aptitudes y actitudes habituales», relatan en el departamento que dirige Balbás. 

«Las acciones formativas planteadas en el marco del proyecto pretenden catalizar dicho cambio cultural, capacitar a los usuarios en el uso y aprovechamiento del nuevo sistema y transferir el conocimiento técnico necesario para proporcionar un grado de autonomía tecnológica adecuada», destacan. Hay que enseñar primero para que después puedan volar solos.

Más tabletas y nuevos CPD. Esta transformación exige cuantiosas inversiones de dinero público. El contrato para su implantación, formalizado con la empresa T-Systems, implicaba un gasto de cerca de 2 millones de euros y en paralelo hay que llevar a cabo una renovación de los equipos informáticos, sistemas, ordenadores y periféricos. 

Registro y Estadística contarán con tabletas de firma biométrica, como las que tienen desde principios de 2021 en la BAC, para solicitudes de alta en el padrón, instancias o firma de consentimientos, tramitación de procedimientos para documentos que pueda firmar un agente externo en la propia administración o acuses de notificación presenciales. Igualmente hay que ampliar los centros de procesamiento de datos CPD (los grandes ordenadores del tamaño de una habitación donde se aloja la información) para poder abordar el cambio. En definitiva, estamos ante un paso enorme con muchos retos por delante.