El Hospital de los Santos Reyes ha dicho adiós a las historias clínicas en papel y lleva una semana funcionando con el sistema digitalizado, a través de la plataforma Jimena 4, la más avanzada de la sanidad regional. Hasta el mes de febrero de 2022, fecha fijada para completar el proceso, se van a trasladar a este sistema un total de 38.954 historias activas y 8.825 de Salud Mental, a una media de 400 historiales al día.

«No se pueden digitalizar todas en un día, la forma de planificarlo es primero los pacientes que tienen citas programadas; llevamos un mes haciendo un colchón de historias, empezamos el 1 de mayo con el 1 de junio», especifica Sonia Marcos, jefa de Admisión del Hospital Santos Reyes para aclarar las particularidades de este proceso. 

Este es el primer hospital comarcal de Castilla y León en utilizar este sistema novedoso, del que ya se benefician centros como Burgos o Ávila, con un claro objetivo. «El fin es que todos los especialistas tengan acceso a las historias de forma digital en cualquier hospital de Castilla y León; ahora cualquier paciente de aquí, cuando les enviamos a otro hospital los facultativos van a poder consultar todo, cuando antes solo podían ver lo que llevaban en mano que se les daba aquí», recuerda Marcos. Este acceso a las historias de los pacientes también las pueden realizar los médicos de Atención Primaria y, en un futuro aún sin determinar, incluso los usuarios podrán acceder a las suyas, aunque el sistema de datos de Sacyl todavía no lo permite.

Las encargadas del archivo miran las estanterías vacías después de semanas de duro trabajo. - Foto: I.M.L.

Otra de las grandes ventajas que se le atribuyen a este salto a lo digital es la seguridad en el tratamiento de unos datos tan sensibles como los médicos. «Un sistema mucho más seguro que el papel porque evita el traslado físico de los historiales y ahora sabes quién ha entrado, cuándo y qué ha mirado, la trazabilidad es total», recalca la responsable de Admisión en el hospital ribereño.

¿Y qué ha pasado  con todos los documentos en papel que se atesoraban en el Santos Reyes? En el proceso, la empresa que está haciendo la digitalización también se encarga de la custodia hasta enero de 2024 de todos los historiales.
A todos estos papeles hay que ir sumando día a día lo que se denomina «documentación de continuidad», es decir, formularios de interconsultas entre especialidades o consentimientos informados, que aún no se pueden hacer de forma digital. Marcos recalca que esta documentación «se la enviamos diariamente y ese mismo día la digitalizan y se incorpora a las historias digitalizadas».

Por supuesto, antes de que se eliminase todo el papel del centro hospitalario, los profesionales recibieron la formación necesaria para utilizar la plataforma digital.

Reutilizar el espacio. Ahora, la sala del primer sótano que servía de archivo de historiales se ha quedado vacía, al menos todas sus estanterías y archivadores, por lo que el centro hospitalario está estudiando la forma de poder utilizar este espacio de forma eficaz y se ha decidido que se habilite una zona de descanso para que puedan utilizarla los médicos internos residentes (MIR). Aún no se tiene el proyecto concreto para la reforma de esta sala, pero los responsables hospitalarios consideran que se podrán habilitar más de una decena de camas para las guardias de los MIR y EIR, lo mismo que los médicos pero en Enfermería.

A quién también habrá que buscar acomodo dentro de la organización del propio hospital arandino es a la plantilla que se hacía cargo hasta ahora de la gestión del archivo y de los historiales. En concreto, una plantilla de cinco auxiliares de administración que se van a reubicar en otras sección dentro del mismo centro.