La implantación de una administración local 'sin papeles' ha supuesto un complicado y tortuoso camino que ha tardado años y sufrido continuos aplazamientos para cumplir una norma obligada. El proceso ya está en marcha y supone un auténtico desafío tanto para los funcionarios, que han tenido que formarse y adaptarse a la nueva situación, como para los ciudadanos. Paralelamente, supondrá un ahorro de espacio al no tener que archivarse los documentos en papel de las diferentes secciones municipales.

Está previsto trasladar a lo largo de este mes unas 4.500 cajas que contienen documentación económica a los bajos del centro cívico del G-3, donde se ha levantado lo que se ha llamado archivo intermedio, y se dejará el ubicado en el sótano del ayuntamiento para los últimos documentos que queden en papel en las diferentes oficinas. 

Según explicó la directora del Archivo Municipal, Yolanda Rodríguez, con ello se «cerraría el ciclo». «Todos los documentos en papel que queden en las oficinas municipales se bajarán a este archivo, una vez que este último quede liberado por las cajas que se trasladarán al nuevo espacio ganado en el centro cívico del G-3».

Rodríguez señaló el importante protagonismo que ha tenido el personal del Archivo Municipal en el paso a la administración electrónica al haber estado en contacto con el equipo de modernización. «Parece que el Archivo es algo muy antiguo, como de pergaminos, y no es así. En el momento en el que empieza a funcionar la administración electrónica se genera lo que llamamos archivo electrónico, que será al que lleguen todos los documentos tramitados de forma electrónica. A partir de ahora debería quedar todas las oficinas sin un papel encima de la mesa», señaló la responsable del Archivo. 

Todos los documentos que estén en papel se mantendrán en ese formato y se guardarán así, como por ejemplo los libros de actas y la gestión urbanística, tanto de planeamiento como de particulares, dado que tienen una custodia definitiva. Su destino final será Castilfalé, pero no se trasladarán allí hasta que la ampliación sea una realidad y mientras su lugar estará en el archivo de oficinas de los bajos del ayuntamiento. Mientras tanto, hay que poner en marcha el archivo intermedio del sótano del cívico de Vista Alegre, que se ha diseñado con las mejores condiciones de almacenamiento y seguridad para una buena conservación. Contendrá documentación que está pendiente de valoración para su eliminación o de que prescriba su plazo jurídico-fiscal para su eliminación, pero son consultable.